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Funktionen

oder – was kann die digitale Personalakte besser?

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Natürlich kann die Digitale Personalakte mit Ihren Funktionen ihre heutigen Papierakten ersetzen. Dabei geht es in erster Linie darum, bearbeitete Dokumente an einem zentralen Ort abzulegen und sicher aufzubewahren.

Doch die Digitale Personalakte bietet eine Vielzahl an zusätzlichen Funktionen, die mit einer herkömmlichen Papierakte nicht umsetzbar sind. Was eine moderne Digitale Personalakte heutzutage können muss, haben wir hier für Sie umfassend aufgelistet.

  • Vielfältige Formate

    egal was kommt

    Dokumente können in beliebiger Form vorliegen, egal ob MS Office, PDF, JPG, TIFF oder ein anderes gängiges Format

  • Upload und Drag & Drop

    wie gewohnt

    Neben dem normalen Upload von Dokumenten in die Akte ist auch ein einfaches Drag & Drop vom Rechner in die Personalakte möglich

  • Verarbeitung von E-Mail

    direkt vom Mail in die Akte

    Eine E-Mail, egal ob mit oder ohne Anhang oder nur der Anhang einer E-Mail können per Drag & Drop in der Personalakte abgelegt werden

  • Automatische Übernahme

    ohne Ausdruck

    Dokumente die digital erzeugt werden – wie zum Beispiel die Gehaltsabrechnung – werden direkt in die Akte des Mitarbeiters ohne vorheriges Ausdrucken übernommen

  • Stapelverarbeitung

    auf einen Schwung

    Ein Stapel gescannter Dokumente kann vorab bearbeitet werden – den Stapel in einzelne Dokumente zerlegen und dem Mitarbeiter richtig zuordnen. Somit muss nicht jedes Dokument einzeln eingescannt werden

  • Unabhängig

    von Hardware

    Egal welchen Scanner Sie nutzen – in der Regel genügt Hardware, die Sie sowieso schon im Einsatz haben. Zum Beispiel ein Multifunktionsgerät aus Drucker / Fax / Scan / Kopierer

  • Zuriff per Web

    am einfachsten

    Nichts weiter als ein gängiger Webbrowser ohne Zusatzsoftware wie Flash, etc. wird benötigt. Und den hat heutzutage jeder Rechner oder Tablet

  • Ortsunabhängig oder Unternehmensabhängig

    egal wo sie sind

    Der Zugriff erfolgt über eine https-Verbindung aus der ganzen Welt oder nur eingeschränkt über das Firmennetzwerk – je nach Kundenwunsch

  • Mobil

    auch im kleinen

    Das System ist responsiv ausgelegt und kann auch auf dem Tablet und Smartphone genutzt werden – oder Sie verwenden die optionale eigene App

  • Berechtigung

    wer darf was

    Über ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept wird für jeden User festgelegt, welche Akten er sehen darf, auf welche Dokumente er zugreift und ob er zum Beispiel drucken oder löschen kann

  • Zugriff für Mitarbeiter

    eigene Daten

    Mitarbeiter erhalten entweder einen ständigen Zugriff auf bestimmte Dokumente (zum Beispiel die Gehaltsabrechnung) oder auf Antrag temporär für ihre komplette Personalakte

  • Temporäre Zugriffe

    nur zeitweise

    Führungskräfte, Rechtsanwälte, Steuerprüfer erhalten mit wenigen Klicks temporäre Zugriffe auf einzelne Akten

  • Mitarbeiter

    die einzelne Akte

    Die Suche nach Mitarbeitern ist über mehrere Suchkriterien möglich (zum Beispiel Name, Personalnummer, Kostenstelle), das Suchmenü kann sich jeder User individuell anpassen

  • Volltext

    in den Dokumenten

    Sämtliche Dokumente werden von der Akte ausgelesen und die Informationen können über eine Volltextsuche gefunden werden. Sowohl innerhalb einer Akte als auch über den gesamten Bestand, natürlich immer unter Berücksichtigung der Berechtigung

  • Kombinationen

    aus vielen Kriterien

    Beide Varianten können miteinander kombiniert werden – z.B. ein bestimmter Begriff aus der Volltextsuche in einer bestimmten Dokumentenart oder innerhalb einer Kostenstelle

  • Schnelle Einzalansicht

    ohne Verzögerung

    Sie haben Ihr Dokument gefunden? Mit einem Klick erscheint es ohne Verzögerung sofort auf dem Bildschirm. In mehrseitigen Dokumenten blättern Sie wie mit Papier

  • Wegfall von Schattenakten

    wozu noch?

    Führungskräfte müssen sich keine Schattenakten mehr anlegen, um Dokumente abzulegen. Per Zugriff auf die Digitale Personalakte kann dies gesteuert werden

  • Usergesteuert

    je nach Berechtigung

    Auch bei der Suche findet der User nur die Akten oder Dokumente, die er auch wirklich sehen darf. Nichts anderes, genau die Information, die er für sein tägliches Arbeiten benötigt

  • Rechenzentrum

    in Deutschland

    Keine amerikanische Cloud sondern ein dediziertes Rechenzentrum in Deutschland mit den notwendigen Zertifizierungen, wie zum Beispiel ISO 27001, ITSG, etc.

  • Datenübertragung

    sicherer Verkehr

    Abgesichert über ein https-Protokoll und auf Wunsch über einen sicheren VPN-Tunnel

  • Protokollierung

    immer aktuell

    Sämtliche Zugriffe, Veränderungen, Funktionen in der Akte werden protokolliert und können somit jederzeit nachverfolgt werden

  • Kein Zwischenspeichern

    nichts auf dem Rechner

    Dokumente werden nicht auf dem Rechner des Users gespeichert. Somit ist kein Datenverlust oder unsicheres abspeichern auf dem eigenen Rechner möglich

  • Archivsystem

    revisionssicher

    Alle Dokumente werden in einem separaten, revisionssicheren Archivsystem abgelegt um jegliche Manipulation zu verhindern

  • Sicherung

    immer wieder

    Sämtliche Systeme, Daten, Dokumente werden laufend gesichert und sind in einem zweiten Rechenzentrum jederzeit verfügbar

  • Löschkonzepte

    DSGVO-sicher

    Zur Sicherstellung der DSGVO können kundenindividuelle Löschszenarien hinterlegt werden, zum Beispiel werden alle AU’s älter als 6 Jahre automatisch gelöscht

  • Notizen

    Post-It digital

    Erstellen Sie sich schnelle Notizen auf einem Dokument ohne das Dokument zu verändern. Die Notizen sind je nach Berechtigung sichtbar

  • Wiedervorlage

    zur Erinnerung

    Legen sie sich einzelne Dokumente in ihre persönliche Wiedervorlage, egal ob zum Löschen oder nur als Hinweis, mit und ohne Notizen. Bei Erreichen der Wiedervorlag erfolgt eine Info z.B. per E-Mail

  • Thumbnail Vorschau

    Überblick der Akte

    Sehen Sie immer die Dokumente in einer Vorschau, die Sie gerade ausgewählt haben – egal ob die ganze Akte, ein Register oder eine Dokumentenart

  • Ständiger Zugriff

    24/7

    Egal wie Sie es nennen – laufender Zugriff oder 24/7. Die Systeme stehen ständig zur Verfügung und Sie müssen nicht auf den Schlüssel für den Schrank warten

  • Schneller ROI

    es rechnet sich

    Die Kosten einer Digitalen Personalakte rechnen sich in der Regel innerhalb von ca. 18 Monaten. Wie Sie das genau rechnen finden Sie auch auf dieser Seite

Sie sehen es – die Digitale Personalakte bietet ihnen eine Vielzahl an nützlichen Funktionen, die bei einer Papierakte nicht möglich sind. Nutzen Sie daher die Vorteile einer Digitalisierung Ihrer Papierdokumente in der Personalabteilung

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