Die klassische Personalakte wird von einem Großteil der deutschen Unternehmen immer noch in Papierform geführt. Doch diese – zwar langjährig bewährte Lösung – ist mit einigen Nachteilen verbunden …
Der Zugriff erfolgt nur beim Aktenschrank durch einzelne Personen. Um Führungskräften oder Mitarbeitern eine Einsicht zu geben, müssen diese persönlich erscheinen
Einmal abgelegt schlummern wichtige Informationen unübersichtlich in vielen Ordnern. Das Papier bleibt in der Ablage und wird nur selten aktiv genutzt
Die manuelle Ablage erfordert viel Aufwand und Zeit. Jedes einzelne Dokument muss abgelegt werden, dafür muss vorher die entsprechende Mitarbeiterakte gesucht werden
Die Folge daraus sind häufig Papierberge, die sich auf Schreibtischen stapeln und auf die Ablage warten. Denn die Ablage der Dokumente in die Papierakte ist eines der unbeliebtesten Themen und wird gerne verschoben …
Laufend kommen neue Dokumente, die erst bearbeitet werden müssen oder nur noch in der Personalakte des Mitarbeiters manuell abgelegt werden
Durch die Vielzahl an unterschiedlichen Dokumenten für viele Mitarbeiter ist eine geordnete Struktur am Schreibtisch fast unmöglich
Einmal den Überblick verloren, stapeln sich Dokumente und die Ablage auf dem Schreibtisch. Finden Sie hier mal schnell ein Dokument
Viele Personaler wünschen sich für die Papierakte eine neue, moderne und digitale Lösung. Dabei sind folgende Punkte ganz oben auf der Wunschliste …
Der Zugriff auf die Personalakte erfolgt über klare Menüs, übersichtliche Strukturen und Thumbnail-Vorschauen direkt auf Ihrem Rechner
Die Ablage erledigt sich fast von selbst, Dokumente werden direkt vom PC oder aus E-Mails in der Akte abgelegt
Der Zugriff auf die Personalakte erfolgt über schnelle Suche – nach Stammdaten, Kriterien oder eine Volltextrecherche
Festlegung von klaren Berechtigungen und Protokollierung von Zugriffen. Definition von Akteneinsichten für unterschiedliche Rollen
Die Verlagerung von Arbeitsplätzen in das Home Office zeigt es – Informationen müssen überall verfügbar sein – auch die Personalakte
Direkte Übernahme von Dokumenten durch einen automatischen Import (z.B. die Gehaltsabrechnung)
Dabei kann es so einfach sein. Mit der Digitalen Personalakte lösen Sie schnell und einfach sämtliche Probleme. Die digitale Lösung war in der Vergangenheit vor allem für Großunternehmen interessant, doch in den letzten Jahren etabliert sie sich auch immer mehr im Mittelstand. Denn die Vorteile liegen schnell auf der Hand.
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Was kann eine Digitale Personalakte mehr als die heutige Papierakte?
Eine umfangreiche Auflistung der Kriterien für eine moderne digitale Aktenlösung finden Sie hier
Die Einführung einer digitalen Personalakte erfolgt in klar strukturierten Schritten im Rahmen eines Projekts
Sie wird mit wenig Aufwand individuell für Unternehmen eingerichtet und umgesetzt
Der Betrieb erfolgt in deutschen Rechenzentren und die Ablage der Dokumente erfolgt in zertifizierten Archivsystemen
Damit können alle Anforderungen der DSGVO erfüllt werden
Die Einführung und der Betrieb der Digitalen Personalakte rechnet sich innerhalb von wenigen Monaten
Wie? Das haben wir in einem Whitepaper ausführlich und nachvollziehbar beschrieben